Congres Organiseren

Creëer impact met een succesvol congres

Let’s amplify your event

Als je een congres organiseert, komt daar een hoop bij kijken. Een congres is net een iets andere tak van sport dan een gemiddeld evenement. De voorbereidingen zijn vaak complexer door de aanwezigheid van bijvoorbeeld stakeholders. Er zijn veel (internationale) sprekers en vaak een groot aantal bezoekers. Alles moet natuurlijk vlekkeloos verlopen, wat vraagt om een centrale regie: het hoofdpodium alleen al is vaak een event op zich. Een congresdag (of dagen) vraagt verder om een strikte indeling, vanwege talloze workshops, break-outs, of key-notes. Tegelijkertijd wil je dat het publiek genoeg ruimte houdt om te netwerken en contact te leggen. Hoe stel je nou dat ultieme congresprogramma samen, waarbij je rekening houdt met alle wensen en doelstellingen van zowel stakeholders, sponsoren, sprekers maar bovenal de bezoekers? Daar helpen wij je graag bij!

Van productie tot communicatie

Congressen vragen om een vlekkeloze productie, sprekersbegeleiding én registratie van de deelnemers. Bij Amplify hebben we hier veel ervaring mee. We bespreken je doelstellingen en zorgen voor ROI met je congres. Van techniek tot registratie, van communicatiemarketing tot video, vlogs en blogs: Amplify zorgt ervoor er dat je het maximale resultaat uit het congres haalt.

Voordelen Amplify

  • Regie/productie: we regelen de complete logistiek, inclusief het hoofdpodium of de plenaire zaal, van de congresdag(en), je hoeft alleen het applaus nog in ontvangst te nemen.
  • Show & Eventdesign: álles wat je ziet en hoort, bedenkt, ontwerpt en regelt Amplify.
  • Eigen deelnemersregistratie tool: kaartverkoop, inschrijven voor programma, registratie, netwerken, badges, voting, live stemmen in de zaal, het kan allemaal in onze tool.
  • Uploaden posters: bij wetenschappelijke congressen moeten de sprekers vaak posters/infographics uploaden waarin de content van hun key-note staat. Het uploaden en beoordelen hiervan, door een toegewezen commissie kan allemaal volautomatisch.
  • Sprekersbegeleiding: je sprekers zoek je zorgvuldig uit. Dan wil je ook dat deze mensen voor, tijdens en na het congres uitmuntende begeleiding krijgen en weten wat ze moeten doen.
  • Content: we maken een contentmarketingplan met video’s, blogs, vlogs, plogs, stories en natuurlijk livestreams tijdens het congres zelf.

Hoe zorg je ervoor dat mensen kunnen netwerken tijdens een congres?

Amplify’s gouden tip

Bijna elke evenementenorganisator wil het, maar het lukt bijna nooit: het publiek laten netwerken en verbinden met elkaar. Vaak zit een programma zo vol, dat mensen tijdens de lunch blij zijn als ze even kunnen ontspannen of gewoon hun mail kunnen checken. En dan is het alweer tijd voor de volgende sessie. Als netwerken een belangrijk doel is van je congres, dan integreren wij dat vaak in de workshops of break-outs zelf. Het is leuk als je vóór de workshop begint, kennismaakt met je buurman of buurvrouw, of iemand die achter je zit. Dit vraagt wel om een goede briefing van de sprekers. Je kunt ook denken aan speeddates, gesprekstarters of simpelweg een langere lunch. Ook in het decor kun je een hoop doen om verbinding te faciliteren: denk aan picknicktafels, verbinders, een gamehoek of  een visitekaartjesspel.

Neem contact op

This post is also available in: Engels