Online Congres / Virtual Event Organiseren

Creëer impact met een succesvol online congres of virtual event.

Let’s Amplify your event

Als je een virtual evenement of online congres organiseert, komt daar een hoop bij kijken. Een online evenement is net een iets andere tak van sport dan een live evenement of congres. De voorbereidingen zijn vaak complexer doordat er meer techniek bij komt kijken en je op een andere manier de impact van je evenement en boodschap moet borgen.

Natuurlijk moet alles vlekkeloos verlopen. Dat vraagt om een centrale regie en een duidelijke eventstrategie. Op basis van een duidelijke strategie kies je de benodigde tools en ontwikkelen we de vorm: dit kan volledig online zijn of hybride, waarbij gasten in de zaal zitten en een deel (internationaal) meedoet via online platformen. We creëren en produceren een compleet event en zorgen voor impact. De doelstellingen moeten worden behaald, de boodschap overgebracht.

Een online evenement vraagt om een nieuwe manier van denken over vorm en indeling en moet inhoudelijk, maar vooral ook visueel interessant zijn. Een ander groot verschil is de interactie: hoe zorg je ervoor dat mensen contact kunnen leggen, nu ze elkaar niet meer treffen bij de lunch of borrel? Hoe houd je de aandacht vast? Hoe plan je de workshops, break-outs en key-notes terwijl het publiek ook genoeg ruimte heeft om online te netwerken en contact te leggen? Hoe stel je dat ultieme online (congres)programma samen, waarbij je rekening houdt met alle wensen en doelstellingen van zowel stakeholders, sponsoren, sprekers maar bovenal de bezoekers? Daar helpen wij je graag bij!

Van productie tot communicatie

Er zijn verschillende vormen denkbaar voor een online evenement en het een sluit het ander ook niet uit. We delen er een paar om een beeld te geven van de mogelijkheden.

  • Videoconference: Eenvoudig op te zetten, geschikt voor kleinere meetings, vergadering, break outs of discussies.
  • Webinar: Vaak wordt deze vorm ingezet wanneer het evenement of de presentatie om één spreker draait. Er wordt een sessie gegeven een presentatie of workshop waarbij interactie wel goed mogelijk is, maar niet het hoofddoel.
  • Live Stream: Ook hier gaat het om sprekers, panelleden of debatten die worden uitgezonden. Vaak is er een goede interactie met het publiek mogelijk en wordt er hier veel gekozen voor een televisieformat met een interviewer en sprekers of gesprekken aan tafel.

Ook hier is alles mogelijk. We schetsen weer een paar voorbeelden.

  • Vanuit huis met de webcam/laptop. Nadeel: weinig professionele indruk, vaak onstabiel in kwaliteit. Wel heel snel en voordelig.
  • Professionele opzet vanuit huis: betere (professionele) apparatuur, beter beeld en mogelijkheid tot schakelen. Voor de deelnemer is dit al een stuk prettiger en maakt het ook een betere indruk.
  • Studio: In een bestaande studio zijn de hoofdrolspelers van het evenement aanwezig. Zij worden in beeld gebracht door een professionele crew. De studio (vaak een green screen studio), krijgt de uitstraling die gewenst is en kan helemaal in huisstijl van het merk worden gebrand.
  • Locatie Studio: in een theater, evenementenlocatie of het eigen kantoor. Hier maken wij een complete set-up waardoor we alle vrijheid hebben om het event precies zo vorm te geven als gewenst, uiteraard in beeld gebracht door een professionele crew.

Het belangrijkste wat je nodig hebt is een goed platform. Waar gaan de deelnemers, jouw gasten jouw online event bekijken. Hier hebben wij een uitstekende oplossing voor. Ons Online Event en Congres platform.

  • Helemaal compleet en modulair in te zetten, om zo kosten te beheersen. Geen overbodige features die je niet nodig hebt.
  • Design maken wij voor je compleet op maat in de eigen (event)huisstijl
  • Ons veilige en bewezen platform kan alles:
    • Plenaire sessies
    • Break out sessies
    • Streamen vanuit professionele studio o (internationale) (thuis)locatie
    • Netwerken – 1 op 1 contact of in groepsverband
    • Interactie: Chatfuncties, interactie door polls, quizzes, whitepaper downloads etc.
    • Wetenschapscongressesen: Abstracts, posters handeling, beoordeling en presentaties.
  • Locatie Studio: in een theater, evenementenlocatie of het eigen kantoor. Hier maken wij een complete set-up waardoor we alle vrijheid hebben om het event precies zo vorm te geven als gewenst, uiteraard in beeld gebracht door een professionele crew.

Al deze oplossingen zijn met elkaar te combineren. Je kunt in theorie met je webcam een tv-broadcast doen of vanuit een studio een simpele videoconference. Het is wel professioneler om een een gespecialiseerd platform te combineren met een betere AV-productie. Welke vorm je echter wilt gebruiken hangt helemaal af van wat je gaat doen.

Virtual Events en Online Congressen vragen om een steengoede communicatie en eventstrategie, plus een vlekkeloze productie door technische kennis en ervaring. Bij Amplify hebben we dat allemaal in huis. We bespreken je doelstellingen en zorgen voor Impact en ROI met je evenement. Van techniek tot registratie, van communicatiemarketing tot video, vlogs en blogs: Amplify zorgt ervoor er dat je het maximale resultaat uit het online evenement haalt.

Voordelen Amplify

  • Strategie: we creëren het event, van begin tot eind met een compleet communicatie- en eventplan.
  • Platform: Een compleet online event en congresplatform met alle faciliteiten die je zoekt, straten, netwerken, kennisdelen, posters, abstracts, registratie. Helemaal compleet, op maat in de eigen huisstijl.
  • Regie/productie: we regelen de complete online en offline logistiek, alle tools voor streaming en online platformen zijn bij ons in huis.
  • Show & Eventdesign: álles wat je ziet en hoort, bedenkt, ontwerpt en regelt Amplify.
  • Eigen deelnemersregistratietool: kaartverkoop, inschrijven voor programma, registratie, netwerken, badges, voting, live stemmen in de zaal: het kan allemaal.
  • Sprekersbegeleiding: je sprekers zoek je zorgvuldig uit. Dan wil je ook dat deze mensen voor, tijdens en na het congres uitmuntende begeleiding krijgen en weten wat ze moeten doen. Heeft een internationale spreker geen tijd om naar het evenement te komen? Geen probleem, dan gaan wij naar de sprekers en zorgen voor een professionele set-up op locatie.
  • Content: we maken een contentmarketingplan met video’s, blogs, vlogs, plogs, stories en natuurlijk livestreams tijdens het congres zelf.

Hoe zorg je ervoor dat mensen kunnen netwerken tijdens een online congres of virtual event?

Amplify’s gouden tip

Verbind mensen voorafgaand, tijdens en vooral ook na je evenement. Faciliteer de ontmoeting online en zorg ervoor dat jouw gasten elkaar kunnen vinden. Zorg dat je als organisator van het evenement exact weet waar de behoeftes liggen van jouw doelgroep en zorg dat met jouw evenement hierop wordt ingespeeld. Kortom, leg die connecties en stel het netwerk van het evenement open voor de besloten groep die op jouw online evenement aanwezig is.

Update april 2020: Online en offline evenementen organiseren wij al tientallen jaren. Inmiddels leven in nieuwe tijden en is er een nieuwe realiteit. Door COVID-19 heeft ons werk een nieuwe dimensie gekregen. Bij alles wat wij doen volgen wij zeer strikt alle richtlijnen vanuit het RIVM en de WHO. Vanzelfsprekend heeft, zoals altijd, de gezondheid van onze gasten en het team de allerhoogste prioriteit.

Neem contact op

WhatsApp WhatsApp ons