Achter de schermen. Het leven van een EventManager.

Spoedje in Wenen – Dagboek van een Internationaal EventManager

Het begon met een appje “Ik heb een spoedje voor over 12 dagen in Wenen, kun jij en heb je zin om te gaan?”. Nou zin om naar het buitenland te gaan altijd, maar op dezelfde dag heb ik een groot congres in Maastricht. Hoe moet het daar dan mee.

We waren er zo uit. Melissa gaat Maastricht draaien en ik ga voor 3 dagen naar Wenen. Dat was makkelijker gezegd dan gedaan overigens….

Samen togen we naar het hoofdkantoor van de opdrachtgever voor de eerste briefing en hier krijgen we te horen dat het om een galadiner gaat en een congres voor 400 pax.

Maandagavond ontvang ik mijn vliegticket en dinsdagochtend om 05.45 uur gaat mijn wekker. De eerste dag van de drie is aangebroken. Aangekomen in Wenen is het locatie op het vliegveld, dat is handig, scheelt veel lokaal reizen. Naast het NH Hotel Vienna is de congreslocatie en hier zijn al twee dagen trainingen in volle gang. Een grote groep sales managers is hard aan het werk en zeer dedicated in verschillende groepen. De eerste briefing voor mij vindt plaats; het komt er op neer dat er drie kritieke punten zijn in het programma:

1; Woensdagmiddag coördinatie opbouw voor het avond Gala op een andere locatie; het Weense Parkhotel Schonbrunn.

2: Als het Gala is opgestart, terug naar de congreslocatie om woensdagavond de plenaire zaal om te bouwen voor het congres van donderdagochtend

3: donderdagochtend congres

Wat een turbulente dagen, de globale planning staat vast, de grote lijnen is bij iedereen bekend, maar de details moet ik nog zoeken. En zo geschiedt het dat ik in de middag in een prachtig hotel een gala voorbereid voor 400 gasten, met diverse sprekers, een award show en een optreden van de “echte“ Elvis.

Als tijdens de inloop blijkt dat er enkele gasten niet goed het podium kunnen zien en het dessert toch niet zo is opgesteld als ik het graag zie, laat Amplify zien waar we goed in zijn; handen uit de mouwen steken en zorgen dat de kwaliteit altijd voor op staat! Tafels verschuiven en het dessert opnieuw op laten bouwen. De locatie niet heel blij, maar de opdrachtgever wel. En daar draait het om.

Tijdens het gala verdwijn ik terug naar de congreslocatie en de gasten gaan tijdens “Elvis” met de voetjes van de vloer.

Na het opbouwen van de plenaire zaal zie ik om 05.00 uur in de ochtend mijn bed en spring ik om 06.15 uur onder de douche. Hoe het werkt weet ik niet, ze noemen het ook wel adrinaline, maar ik voel me zo fris als een hoentje en begin met veel zin aan het laatste onderdeel: het congres voor de 400 gasten met sprekers op het hoogste, internationale, salesniveau van het bedrijf.

Om 07.00 uur staan de sprekers voor de dry run al in onze zaal. Dat is iets wat heel soepeltjes verloopt en van 09.00 uur tot 12.00 uur is het congres gaande. Na de lunch en nog wat kleine taken, zit mijn Oostenrijkse avontuur er al weer op. En snel ik naar de overkant waar ik in een Kaffee Stube nog een Apfelstrudel met Vanillesaus eet en dan de gate opzoek. Voordat het vliegtuig zijn motoren heeft gestart slaap ik al, om nog steeds moe, maar zeer voldaan weer in Düsseldorf aan te komen.

In de auto terug heb ik een uur om na te denken hoe ik me voel en kan niet stoppen met lachen. Lang geleden dat ik in het buitenland heb geacteerd, goh wat heb ik dit gemist. Als onderdeel van Amplify Eventmarketing maak ik toch maar mooie projecten mee… ik wacht op je volgende appje  Melissa.